Dossier mis à jour en septembre 2010
De nombreux organismes ont la possibilité et même la vocation
de vous aider à financer votre projet.
Cependant, afin de garantir votre succès et d'éviter la perte
de temps, il convient de respecter quelques points importants si vous lancez
votre projet.
La constitution de votre dossier est une étape essentielle à ne
pas négliger.
Elle permet de mettre vos idées à plat, compte tenu de l'organisme
que vous contactez.
Cette première étape est utile, mais en parallèle, il faut vous renseigner sur un éventuel dossier-type à remplir, ce qui devient le cas le plus fréquent.
A la lecture du dossier de candidature et du site de l'organisation, vous devez
être capable de vous rendre compte si votre action va rencontrer les priorités
et champs d'action de l'organisme financeur. La plupart du temps il vous faudra
identifier les pans de votre activité à mettre en avant.
A vous de déterminer les mots-clés qui serviront de Sésame
pour vous ouvrir les portes. Et de constituer votre dossier autour de ce axes
porteurs.
Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. Il doit se sentir concerné
dès le premier abord, sentir que vous rencontrez à coup sûr
ses préoccupations.
En l'absence de dossier-type, il n'y a pas de plan préétabli pour
présenter votre dossier de demande de subventions.
Gardez simplement en tête l'objectif général d'un dossier
: présenter de manière concrète votre projet. Expliquer
à quels besoins ce projet répond. Expliquer pourquoi vous êtes
apte à mener le projet à bien.
On distingue généralement les moyens financiers (sources de financement
déjà acquises ou demandées par ailleurs), les moyens humains
et les moyens matériels (ex: mise à disposition d'un local ou
d'un véhicule...).
N'hésitez pas à joindre des données chiffrées (Recettes
et dépenses prévues). Ces données chiffrées témoigneront
de vos capacités de gestion et de la viabilité de votre projet.
(Accordez une attention toute particulière à l'exposé de
vos besoins dans le cadre précis de la demande que vous faites à
l'organisme particulier auquel vous vous adressez. Comme vous demandez des subsides,
vous devez aussi expliquer pourquoi votre public ne pourrait financer entièrement
le coût du service ou du produit que vous lui offrez.)
Il est également intéressant de présenter un "calendrier"
de votre projet, avec les étapes accomplies et l'échéancier
des étapes à venir incluant les résultants attendus et
les éventuels moyens d'évaluation mis en place.
Si votre projet roule déjà, mettez l'accent sur une activité
nouvelle qui justifie votre demande de suvention.
Précisez la situation initiale(avant votre action) et les résultats
visés à moyen et long terme.
Enfin, il est utile de mentionner vos partenaires et tout résultat (chiffré),
agrément, reconnaissance ou mention (ex: coupure de presse) déjà
obtenue. Cela crédibilise votre démarche.
Quant à la présentation en tant que telle, elle sera aérée,
claire et agréable.
La dactylographie n'est plus une otpion, elle est quasi obligatoire (gage de
professionalisme).
Les phrases seront courtes et claires (les lecteurs ne sont pas forcément
francophones)
La page de garde reprendra les informations utiles permettant l'identification
du demandeur et du destinataire du dossier.
Les coordonnées de la personne de contact apparaitront à la première
page mais aussi en fin de dossier.
Pensez également à soigner le pied de page (pagination et rappel
de l'intitulé du dossier ainsi que date de sa réalisation).
En règle générale, un dossier doit être composé
d'une lettre de motivation, du descriptif du projet, du budget, ainsi que des
pièces administratives (Statuts) et comptables (bilan et compte de résultat,
sensés être à l'équilibre, faut-il le rappeler).
Les pièces à fournir peuvent varier d'un organisme à l'
autre.
La lettre de motivation (max 2 pages) doit résumer les grands axes du
projet, résumer vos compétences (Cv éventuels en annexe),
vos moyens, vos besoins (matériels, financiers ou humains), votre implication
... N'oubliez pas que par cette lettre, il faut en quelque sorte vous "vendre",
montrer que c'est votre projet qui doit être financé, que cette
aide sera un véritable coup de pouce pour votre action... et que votre
action apporte une réelle plus-value pour la société.
La lettre de motivation doit également mentionner le montant de la subvention
à laquelle vous prétendez et mentionner les pièces y jointes.
Idéalement, cette lettre se termine par la sollicitation d'un rendez-vous
qui vous permettra de défendre votre projet. Donc,
n'omettez pas vos coordonnées.
NB: De plus en plus d'organismes sont extrêmement pointilleux
quant à l'attribution des fonds qu'ils octroient.
Le cas échéant, veillez à bien calculer chacun des postes
de votre budget de sorte à pouvoir justifier l'entièreté
des sommes qui vous ont été accordées.
Tenez compte du fait qu'il est parfois impossible de faire "glisser"
le budget reçu pour un poste vers un autre poste (ex: faire glisser le
buget marchandises (par exemple, parce qu'on vous les a offert et que vous les
avez trouvées d'occasion) vers un budget promotion) -et ce même
au sein d'un buget accordé par un même organisme.
Dans la majeure partie des cas, ce seront presque toujours les mêmes qui
vous seront demandées.
Il sera pertinent également de joindre en annexe au dossier tous documents
qui vous sembleront pouvoir l'appuyer ( historique, organismes qui vous ont
déjà aidé, revue de presse ...) C'est surtout important
dans le cadre d'un nouveau projet, quand le reste des pièces fait défaut.
Une fois votre dossier accepté, vous devrez revoir votre projet en fonction
des moyens que vous avez pu obtenir.
Et ceci en tenant compte des modalités de liquidation des fonds.
Il arrive que les responsables pensent qu'un subside, c'est de l'argent qui
est versé sur leur compte et dont ils pourront disposer à leur
guise.
Souvent rien n'est moins vrai.
Recevoir les fonds d'avance est de plus en plus rare et souvent, il s'agira
d'une tranche, un quotité de la somme obtenue. Le solde étant
liquidé après présentation de l'ensemble des justificatifs.
La plupart des subsides ne sont versés qu'à postériori,
sur présentation de pièces comptables justifiant les dépenses.
Certains organismes vous demandent de leur présenter les factures qu'ils
paieront eux-même.
D'autres vous remboursent si vous présentez des factures acquittées.
Parfois les délais sont très longs. Là aussi il faut savoir
à quoi vous attendre, histoire de prévoir le fonds de roulement
nécessaire.
Pour des montants importants, vous pouvez demander à des banques comme
Crédal de vous octroyer "une avance sur subside". Le subside
est alors pris en garantie par la banque.
Enfin, et cela va sans dire, un travail administratif rigoureux répartira les pièces à présenter dans le cadre de chacun des dossiers en fonction des engagements et exigences de chacun des organismes aidants (un petit tableau de bord reprenant le type de pièces autorisées et les montants à justifier s'avèrera souvent précieux).
A côté des organismes publics et des organismes de soutien, certaines
de vos activités peuvent également être soutenues par des
entreprises qui joueront alors le rôle de mécénes. Voici
quelques clés pour les aborder:
- Préciser votre projet et l'objet de votre demande.
- Sélectionner les entreprises qui pourraient avoir un intérêt
particulier à vous soutenir (l'intérêt peut être commercial,
mais parfois il est personnel, lié à l'histoire du dirigeant de
l'entreprise, à ses hobbys, à ses convictions philosophiques,
à son parcours...).
-Signer une convention n'est pas une obligation mais reste recommandé.
-S'entendre sur les contreparties possibles (logo du mécène, billets
gratuits, soirées privées...)
-Bien mesurer les coûts indirects (suivi relationnel et administratif,
...)